BORNEONEWS, Kuala Kapuas - Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil atau Disdukcapil Kabupaten Kapuas menerima kunjungan kerja atau Kunker dari anggota Komisi I DPRD Tabalong, Kalimantan Selatan pada Jumat, 14 Januari 2022.
Kedatangan rombongan dipimpin oleh Ketua Komisi I DPRD Kabupaten Tabalong, Mustafa bersama dengan anggota lainnya dan staf sekwan, disambut langsung oleh Plt Kepala Dinas Dukcapil Kapuas, Sipie S Bungai.
Ketua Komisi I DPRD Tabalong, Mustafa mengatakan tujuan kunker tersebut untuk menggali referensi dan mempelajari terkait pengelolaan arsip data kependudukan secara digital yang dilaksanakan oleh Disdukcapil Kabupaten Kapuas.
"Kami mengucapkan terima kasih atas sambutan dan informasi yang diberikan oleh Kepala Disdukcapil beserta jajaran dan berharap kiranya nanti dapat berkunjung juga ke Kabupaten Tabalong," katanya seusai kegiatan.
Sementara itu, Plt Kepala Disdukcapil Kapuas, Sipie S Bungai didampingi para kabid, dan Tim Teknis Pengelolaan Arsip Digital, Vera Mustika menjelaskan bahwa arsip berbentuk digital merupakan hal yang sangat penting dimiliki oleh setiap instansi.
--page
Arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna yang dapat dipahami.
“Disdukcapil Kapuas dalam pengelolaan arsip digital menempatkan 1 orang dimasing-masing bidang dimana terdiri dari 4 bidang dan 1 sekretariat," jelasnya.
Pengelolaan arsip digital ini dilakukan setiap hari untuk setiak kegiatan yang dilaksanakan dan akan dikumpulkan secara terpusat oleh pengelolaan arsip setiap 1 bulan sekali dan akan dilaksanakan evaluasi setiap bulannya.
Aplikasi digunakan oleh Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil yaitu Aplikasi SIAK," ucapnya.
Aplikasi ini secara langsung mengarsipkan semua dokumen baik itu dokumen permohonan dan dokumen pendukung serta dokumen yang dihasilkan seperti Dokumen KTP, KK, Surat Pindah Datang KIA, Akta-Akta Pencatatan Sipil lainnya.
--page
"Arsip tersebut akan tersimpan didalam Aplikasi dan akan diarsipkan juga secara digital di dalam Arsip Disdukcapil Kapuas," rincinya.
Vera menambahkan untuk Bidang lainnya seperti Bidang Sekretariat, Bidang PIAK akan mengarsipkan semua dokumen yang masuk dan keluar didalam Aplikasi Google Drive Disdukcapil Kapuas.
“Aplikasi yang sangat sederhana dan mudah digunakan oleh siapa saja, dimana dan kapanpun, mengingat kegiatan yang dilakukan oleh para Pejabat Disdukcapil Kapuas sehingga mempermudah untuk mendapatkan dokumen surat menyurat dan dokumen lainnya diluar jam kerja sekalipun, asal ada jaringan saja," imbuhnya. (DODI RIZKIANSYAH/B-7)
