BORNEONEWS, Sukamara - Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsiapan (DPK) Sukamara, Aji Nugraha menekankan kepada seluruh peserta Bimbingan Teknis (Bimtek) yang merupakan ASN, untuk selalu mempertahankan azas manajemen kearsipan. "Azas yang pertama adalah arsip yang disimpan untuk digunakan, artinya jangan menyimpan arsip yang sudah habis atau tidak ada nilai gunanya." kata Aji Nugraha saat membuka Bimtek Retensi Kearsiapan di gedung Gawi Barinjam, Rabu (3/5/2017).
Azas yang kedua, lanjutnya, arsip ada karena fungsi instansi, organisasi dan perusahaan harus segera dipisahkan untuk dimusnahkan. "Dan untuk azas yang terakhir, arsip sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi instansi sehingga semua duplikasi atau ikutan lain yang tidak memiliki fungsi melengkapi nilai informasi harus segera 'disiangi' tanpa harus menunggu perintah," tegas Aji.
Menurut Aji, esensi dari ketiga azas tersebut, arsip harus disusutkan secara tepat dan cepat sehingga diperlukan pengertian yang jelas bahwa penyusutan arsip dalam kaitan tanggung jawab hukum harus diartikan sebagai penghapusan atau pemusnahan informasi.
"Karena itu, semua proses yang tidak termasuk menghilangkan informasi atau memusnahkan arsip dapat segera dilakukan pada saat diketahui bahwa yang dihadapi adalah duplikasi, pustakaan dan ikutan lain yang tidak bernilai informasi," tegasnya.
Ia menambahkan, pemusnahan harus dilakukan dengan mengikuti prosedur yang berlaku. Pada umumnya disebut jadwal retensi arsip. (NORHASANAH/B-2)
